ORGANISASI SISTEM INFORMASI

Nama saya Yolan Jemny Setiawan kali ini saya mendapatkan tugas Manajemen Umum yaitu mencari tentang suatu organisasi.

Sistem Informasiadi dalam suatu organisasi belum ada kesepakatan. 

Ada yang memisahkan dalam departemen sendiri, yaitu departemen sistem 
informasi dan ada yang menggabungnya dengan departemen lain, misalnya 
dengan departemen akuntansi yang dibawah koordinasi oleh controller (kepala 
eksekutif/manajer tingkat atas akuntansi yang mempunyai fungsi perencanaan, 
pengendalian, pelaporan, akuntansi, dan tanggungjawab penting lainnya). 
Jika departemen sistem informasi dibawah controller bersama-sama dengan 
departemen akuntansi, biasanya departemen sistem informasi hanya terbatas 
pada pengolahan data elektronik saja dengan struktur organisasi tampak 
sebagai berikut :

               +-----------+
               :  Direktur :
               :   Utama   :
               +-----------+
                     |
       +-------------+-------------+
       |             |             |
 +-----------+  +----------+  +----------+
 :  Direktur :  : Direktur :  :Controller:
 : Pemasaran :  : Produksi :  :          :
 +-----------+  +----------+  +----------+
                                   | 
       +-------------+-------------+--------------+------------+
       |             |             |              |            | 
 +-----------+  +----------+  +----------+  +----------+  +----------+
 : Internal  :  : Akuntansi:  : Akuntansi:  :   PDE    :  : Anggaran :
 :   Audit   :  : Keuangan :  :   Biaya  :  :          :  :          :
 +-----------+  +----------+  +----------+  +----------+  +----------+

       Gambar 2.3 : Controller membawahi akuntansi dan PDE

Pengaturan seperti ini mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut :
1. Perubahan dari sistem manual ke sistem komputer dengan diterapkannya 
   departemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karena bukan 
   merupakan departemen yang terpisah.
2. Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuangan terpusat 
   dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggungjawab terhadap 
   pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada manajer 
   fungsi yang lainnya dan kepada piahk luar lebih efektif.
3. Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan akuntansi seperti 
   misalnya penggajian, piutang dagang dan pengendalian persediaan merupakan 
   tanggungjawab akuntan sedang akuntan terlibat langsung didalamnya, maka 
   diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat lebih mengena.
Faktor yang perlu diperhatikan dalam bentuk struktur organisasi demikian 
adalah tentang peranan controller bersangkutan. Jika controller betul-betul 
memahami dan menguasai teknologi pengolahan data elektronik, hal ini tidak 
menjadi masalah. Kekuatiran lebih lanjut adala bahwa data yang diolah 
mungkin tidak hanya data mengenai akuntansi saja, tetapi juga data lain 
yang non-akuntansi, sehingga pengetahuan controller mengenai masalah lainnya 
juga harus cukup. Di beberapa organisasi, fungsi sistem informasi atau PDE 
diorganisasikan secara terpisah dari fungsi akuntansi dan dibawah 
tanggungjawab manajer tersendiri, yaitu manajer PDE atau manajer sistem 
informasi.

                             +-----------+
                             :  Direktur :
                             :   Utama   :
                             +-----------+
                                   |
       +-------------+-------------+--------------+-------------+
       |             |             |              |             |
 +-----------+  +----------+  +----------+  +----------+  +----------+
 :  Direktur :  : Direktur :  : Direktur :  :Controller:  : Direktur :
 : Pemasaran :  : Produksi :  :Personalia:  :          :  :    PDE   :
 +-----------+  +----------+  +----------+  +----------+  +----------+

           Gambar 2.4 : Fungsi PDE tidak dibawah controller

Alasan bahwa departemen sistem informasi atau disebut dengan departemen PDE 
berdiri sendiri tidak dibawah controller adalah karena departemen PDE 
sebagai service departemen tidak hanya mengolah data akuntansi saja, tetapi 
juga mengolahdata non-akuntansi (ingat sistem informasi manajemen, sedang 
SIA hanya subsistem dari SIM). Ada pendapat jika lokasi departemen PDE 
dibawah controller, informasi keuangan cenderung mendominasi sistem ini, 
karena controller akan lebih menekankan pada masalah-masalah keuangan saja, 
sebagai akibatnya bagian-bagian lainnya dalam organisasi akan tidak puas 
terhadap kebutuhan-kebutuhan informasinya. Dengan memisahkan fungsi sistem 
informasi (PDE) dibawah tanggungjawab manajer sistem informasi, maka semua 
aspek yang berhubungan dengan pengolahan data akan dapat dilaksanakan 
dengan lebih efektif, karena pengetahuan manajer PDE sebagai spesialis 
dibidangnya lebih baik dibandingkan dengan controller. Untuk organisasi 
yang kecil, departemen PDE hanya terdiri daru sejumlah kecil personil-
personil yang bertanggungjawab hanya untuk mengoperasikan peralatan-
peralatan komputer saja.

                             +-----------+
                             :  Manajer  :
                             :    PDE    :
                             +-----------+
                                   |
                     +-------------+-------------+
                     |             |             |      
               +-----------+  +----------+  +----------+
               :   Analis  :  :Pemrogram :  : Operator :
               :   Sistem  :  :          :  :          :
               +-----------+  +----------+  +----------+

            Gambar 2.5 : Organisasi departemen PDE yang kecil

Departemen in hanya terdiri dari beberapa fungsi saja, yaitu analis sistem, 
programmer dan operator. Bahkan untuk perusahaan yang lebih kecil lagi, 
analis sistem dan programmer tidak diperlukan, karena menggunakan program-
program yang sudah jadi dalam bentuk paket. Dalam organisasi departemen PDE 
uang lebih besar, masing-masing fungsi tersebut dapat dilakukan oleh ratusan 
personil. Bila organisasi PDE telah berkembang sedemikian rupa, maka masing-
masing fungsi dalam departemen PDE harus diatur kembali dan dibagi-bagi lagi 
menjadi beberapa fungsi yang penting.   


                          +-----------+
                          :  Direktur :
                          :   Utama   :
                          +-----------+
                                |
       +----------+-------------+----------+-----------------------+
       |          |             |          |                       |
 +---------+ +---------+ +----------+ +---------+             +----------+
 : Manajer : : Manajer : : Database : : Manajer :             :  Manajer :
 :  Analis : : Pemogram: :Administra: : Operasi :             :Komunikasi: 
 :  Sistem : :         : :   tor    : :         :             :          : 
 +---------+ +---------+ +----------+ +---------+             +----------+ 
       |          |                        |                       |
       |          |           +------------+------------+          |
       |          |           |            |            |          |
 +---------+ +---------+ +----------+  +---------+ +---------+ +----------+
 : Kepala  : : Kepala  : :  Kepala  :  : Kepala  : : Kepala  : :Komunikasi:
 : Pengope : :Pemogram : : Pengawas :  : Pemasuk : :Librarian: :  Data    :
 : rasi AS : :         : :   Data   :  :  Data   : :         : :          :
 +---------+ +---------+ +----------+  +---------+ +---------+ +----------+
       |          |           |            |            |  
       |          |           |            |            |
 +---------+ +---------+ +----------+  +---------+ +---------+
 : Analis  : :Pemogram : : Pengawas :  : Pemasuk : :Librarian:
 : Sistem  : : Senior  : :   Data   :  :  Data   : :         :
 : Senior  : :         : :          :  :         : :         :
 +---------+ +---------+ +----------+  +---------+ +---------+
       |          |
       |          |
 +---------+ +---------+ 
 : Analis  : :Pemogram : 
 : Sistem  : : Yunior  : 
 : Yunior  : :         : 
 +---------+ +---------+ 

           Gambar 2.6 : Organisasi departemen PDE yang besar




Sekian dan Terimakasih.