ORGANISASI SISTEM INFORMASI
Nama saya Yolan Jemny Setiawan kali ini saya mendapatkan tugas Manajemen Umum yaitu mencari tentang suatu organisasi.
Sistem Informasiadi dalam suatu organisasi belum ada kesepakatan.
Ada yang memisahkan dalam departemen sendiri, yaitu departemen sistem
informasi dan ada yang menggabungnya dengan departemen lain, misalnya
dengan departemen akuntansi yang dibawah koordinasi oleh controller (kepala
eksekutif/manajer tingkat atas akuntansi yang mempunyai fungsi perencanaan,
pengendalian, pelaporan, akuntansi, dan tanggungjawab penting lainnya).
Jika departemen sistem informasi dibawah controller bersama-sama dengan
departemen akuntansi, biasanya departemen sistem informasi hanya terbatas
pada pengolahan data elektronik saja dengan struktur organisasi tampak
sebagai berikut :
+-----------+
: Direktur :
: Utama :
+-----------+
|
+-------------+-------------+
| | |
+-----------+ +----------+ +----------+
: Direktur : : Direktur : :Controller:
: Pemasaran : : Produksi : : :
+-----------+ +----------+ +----------+
|
+-------------+-------------+--------------+------------+
| | | | |
+-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+
: Internal : : Akuntansi: : Akuntansi: : PDE : : Anggaran :
: Audit : : Keuangan : : Biaya : : : : :
+-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+
Gambar 2.3 : Controller membawahi akuntansi dan PDE
Pengaturan seperti ini mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut :
1. Perubahan dari sistem manual ke sistem komputer dengan diterapkannya
departemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karena bukan
merupakan departemen yang terpisah.
2. Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuangan terpusat
dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggungjawab terhadap
pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada manajer
fungsi yang lainnya dan kepada piahk luar lebih efektif.
3. Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan akuntansi seperti
misalnya penggajian, piutang dagang dan pengendalian persediaan merupakan
tanggungjawab akuntan sedang akuntan terlibat langsung didalamnya, maka
diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat lebih mengena.
Faktor yang perlu diperhatikan dalam bentuk struktur organisasi demikian
adalah tentang peranan controller bersangkutan. Jika controller betul-betul
memahami dan menguasai teknologi pengolahan data elektronik, hal ini tidak
menjadi masalah. Kekuatiran lebih lanjut adala bahwa data yang diolah
mungkin tidak hanya data mengenai akuntansi saja, tetapi juga data lain
yang non-akuntansi, sehingga pengetahuan controller mengenai masalah lainnya
juga harus cukup. Di beberapa organisasi, fungsi sistem informasi atau PDE
diorganisasikan secara terpisah dari fungsi akuntansi dan dibawah
tanggungjawab manajer tersendiri, yaitu manajer PDE atau manajer sistem
informasi.
+-----------+
: Direktur :
: Utama :
+-----------+
|
+-------------+-------------+--------------+-------------+
| | | | |
+-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+
: Direktur : : Direktur : : Direktur : :Controller: : Direktur :
: Pemasaran : : Produksi : :Personalia: : : : PDE :
+-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+
Gambar 2.4 : Fungsi PDE tidak dibawah controller
Alasan bahwa departemen sistem informasi atau disebut dengan departemen PDE
berdiri sendiri tidak dibawah controller adalah karena departemen PDE
sebagai service departemen tidak hanya mengolah data akuntansi saja, tetapi
juga mengolahdata non-akuntansi (ingat sistem informasi manajemen, sedang
SIA hanya subsistem dari SIM). Ada pendapat jika lokasi departemen PDE
dibawah controller, informasi keuangan cenderung mendominasi sistem ini,
karena controller akan lebih menekankan pada masalah-masalah keuangan saja,
sebagai akibatnya bagian-bagian lainnya dalam organisasi akan tidak puas
terhadap kebutuhan-kebutuhan informasinya. Dengan memisahkan fungsi sistem
informasi (PDE) dibawah tanggungjawab manajer sistem informasi, maka semua
aspek yang berhubungan dengan pengolahan data akan dapat dilaksanakan
dengan lebih efektif, karena pengetahuan manajer PDE sebagai spesialis
dibidangnya lebih baik dibandingkan dengan controller. Untuk organisasi
yang kecil, departemen PDE hanya terdiri daru sejumlah kecil personil-
personil yang bertanggungjawab hanya untuk mengoperasikan peralatan-
peralatan komputer saja.
+-----------+
: Manajer :
: PDE :
+-----------+
|
+-------------+-------------+
| | |
+-----------+ +----------+ +----------+
: Analis : :Pemrogram : : Operator :
: Sistem : : : : :
+-----------+ +----------+ +----------+
Gambar 2.5 : Organisasi departemen PDE yang kecil
Departemen in hanya terdiri dari beberapa fungsi saja, yaitu analis sistem,
programmer dan operator. Bahkan untuk perusahaan yang lebih kecil lagi,
analis sistem dan programmer tidak diperlukan, karena menggunakan program-
program yang sudah jadi dalam bentuk paket. Dalam organisasi departemen PDE
uang lebih besar, masing-masing fungsi tersebut dapat dilakukan oleh ratusan
personil. Bila organisasi PDE telah berkembang sedemikian rupa, maka masing-
masing fungsi dalam departemen PDE harus diatur kembali dan dibagi-bagi lagi
menjadi beberapa fungsi yang penting.
+-----------+
: Direktur :
: Utama :
+-----------+
|
+----------+-------------+----------+-----------------------+
| | | | |
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +----------+
: Manajer : : Manajer : : Database : : Manajer : : Manajer :
: Analis : : Pemogram: :Administra: : Operasi : :Komunikasi:
: Sistem : : : : tor : : : : :
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +----------+
| | | |
| | +------------+------------+ |
| | | | | |
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+ +----------+
: Kepala : : Kepala : : Kepala : : Kepala : : Kepala : :Komunikasi:
: Pengope : :Pemogram : : Pengawas : : Pemasuk : :Librarian: : Data :
: rasi AS : : : : Data : : Data : : : : :
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+ +----------+
| | | | |
| | | | |
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+
: Analis : :Pemogram : : Pengawas : : Pemasuk : :Librarian:
: Sistem : : Senior : : Data : : Data : : :
: Senior : : : : : : : : :
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+
| |
| |
+---------+ +---------+
: Analis : :Pemogram :
: Sistem : : Yunior :
: Yunior : : :
+---------+ +---------+
Gambar 2.6 : Organisasi departemen PDE yang besar
Sekian dan Terimakasih.
