Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Pada Pt Pertamina
Berdasarkan hasil penelitian mengenai sistem akuntansi
penggajian di PT. Pertamina, peneliti mencoba untuk memberikan analisis
sistem pengendalian internal terhadap sistem informasi akuntansi penggajian
di PT. Pertamina sebagai berikut :
1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung
jawab dan fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan dan agar perusahaan dapat berjalan
kearah tujuan yang diinginkan. Struktur organisasi merupakan wadah dari
pelaksanaan kegiatan dan mencerminkan atas pendeklarasian wewenang dan tanggung
jawab terhadap masing-masing bagian.
Berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik ,
fungsi keuangan dan fungsi akuntansi harus terpisah. Dalam struktur
organisasi pada PT. Pertamina pemisahan tugas pada bagian Keuangan dan
Akuntansi tidak dipisahkan secara tegas tanggung jawab bagian keuangan dan
akuntansinya, ini berkenaan dengan fungsi operasi yang tidak dipisahkan secara
tegas dengan fungsi akuntansi. Hal ini dapat dilihat dari pembuatan bukti
kas keluar dan pembuatan slip gaji yang seharusnya dilakukan oleh bagian
akuntansi secara tersendiri.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Sebagai lokomotif perekonomian bangsa Pertamina merupakan
perusahaan milik negara yang bergerak di bidang energi meliputi minyak, gas
serta energi baru dan terbarukan.Pertamina menjalankan kegiatan bisnisnya
berdasarkan prinsip-prinsip tata kelola korporasi yang baik sehingga dapat
berdaya saing yang tinggi di dalam era globalisasi.
A. Sistem apa yang digunakan untuk melakukan penagihan pada
pelanggan ?
Adapun prosedur yang harus dilakukan untuk melakukan
penagihan efektif agar tujuan tercapai sebelum dilakukan peminyakkan atau
bahasa lainnya adalah pengiriman minyak maka disertai dengan invoice (2
lembar), faktur sebagai pengganti DO (Delivery Order) (3 lembar) dan juga tanda
terima barang (3 lembar) sebagai bukti penagihan. Dokumen Faktur digunakan jika
pengiriman barang melalui tanki motor/pipa, jika melalui kapal tanker
menggunakan B/L (Billed of Loading). Setelah semua dirasa lengkap dan sebelum
tanggal jatuh tempo maka bagian HPN akan membuatkan surat tagihan yang
ditujukan untuk PT. Petrokimia Gresik (pihak pembeli atau pelanggan)
Dokumen Yang Terkait :
Adapun dokumen yang terkait didalamnya :
1. Invoice
Invoice merupakan rincian, hasil rekapan data dan di dalamnya ada nomor kode
customer yang harus diminta melalui PT. Pertamina pusat. Bukti invoice ini
terdiri dari rangkap dua yang akan didistribusikan :
a. Lembar pertama untuk PT. Petrokimia Gresik sebagai bukti permintaan
b. Lembar kedua untuk PT. Pertamina (Persero) sebagai arsip yang digunakan
sebagai bahan untuk Audit internal maupun eksternal
2. Faktur /DO (Delivery Order)
Faktur adalah tanda bukti adanya transaksi yang telah dilakukan. Bukti ini
terdiri rangkap tiga yang akan didistribusikan :
a. Lembar pertama untuk PT. Petrokimia Gresik sebagai bukti bahwa telah ada
peminyakkan.
b. Lembar kedua untuk tranporter bagian yang diberikan tanggung jawab
mengirimkan minyak sebagai bukti bahwa minyak telah dikirimkan ke PT.
Petrokimia Gresik.
c. Lembar ketiga untuk PT. Pertamina (Persero) untuk arsip.
3. Bukti Terima Barang
Bukti terima barang digunakan untuk bukti bahwa minyak telah diterima oleh
pihak yang bersangkutan. Bukti ini terdiri dari rangkap tiga.
a. Lembar pertama untuk PT. Petrokimia Gresik digunakan untuk bukti hasil
realisasi dilapangan. 40
b. Lembar kedua untuk PT. Pertamina (Persero) sebagai hasil dan dijadikan
sebagai dasar penagihan
c. Lembar ketig untuk PT. Pertamina (Persero) untuk arsip.
4. Dibuatkan surat tagihan sejumlah realisasi minyak,
dikalikan harga yang diterbitkan.
5. Ditujukan kepada atasan yang bertanggung jawab, dalam hal
ini Kepala bagian HPN kemudian dilanjutkan otorisasi oleh pihak manager.
Bagian Yang Menangani Sistem Penagihan Piutang:
1. Bagian HPN
Memiliki fungsi mendownload invoice dari sistem yang nantinya sebagai dasar
penagihan serta membuat surat tagihan.
2. Bagian Pengawas Utama (Kepala Bagian)
Memiliki fungsi sebagai monitoring atau pengawas kinerja staf HPN sekaligus
mengotorisasi (paraf) untuk bisa dilanjutkan otorisasi ke manager keuangan.
3. Manager Keuangan
Memiliki fungsi mengotorisasi piutang yang akan ditagihkan.
Bagian yang sering menyebabkan kesalahan yaitu pada bagian HPN didalam menagih pitutang kepada pelanggan.
C. Bagaimanakah masalah ini mempengaruhi produktifitas karyawan ?
Adanya dua orang pekerja yang kurang koordinasi dalam pekerjaan, contohnya,
yang sering terjadi pada bagian HPN, A menagihkan piutang mulai dari urutan
nomer 1 sampai 10 perusahaan, B menagihkan 10 sampai 20 urutan perusahaan maka
urutan perusahaan no 10 ditagihkan dua kali.Hal tersebut merupakan
hambatan yang sering terjadi pada saat proses penagihan.Selain itu juga,
tingkat intensitas pekerjaan yang padat tidak diimbangi dengan banyaknya
pekerja yang cukup, apabila pekerjaan banyak maka pekerjaan diakukan sampai
lembur. Hal ini menjadi salah satu faktor yang dapat menyebabkan human error,
karena kondisi fisik yang tidak fit maka dapat mempengaruhi hasil kerja, hingga
timbul adanya dobel tagih, piutang yang telah ditagihkan, ditagihkan kembali
sehingga menimbulkan complain customer.
3. Praktik yang Sehat
a. Melakukan Pengawasan
Kegiatan Absensi oleh Bagian Operasional
Untuk menjamin keandalan data absensi karyawan maka harus
dilakukan pengawasan terhadap pencatatan data absensi karyawan oleh pengawas
disetiap divisi. Dengan diawasinya pencatatan ini dapat menghindari perekaman
atau pencatatan data absensi yang tidak benar-benar hadir di perusahaan. Pada PT.
Pertamina Pengawasan sudah dilakukan karena sudah ada bagian pengawas untuk
setiap divisi.
b. Pembuatan Daftar Gaji Harus Diverifikasi
Kebenarannya dan Ketelitian Perhitungannya oleh Fungsi Akuntansi Sebelum
Dilakukan Pembayaran
Pada sistem akuntansi penggajian PT. Pertamina
pembuatan daftar gaji atau slip gaji belum diverifikasi kebenarannya dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi. Karena pada PT. Pertamina
belum terdapat bagian akuntansi sehingga perlu adanya penambahan bagian baru,
yaitu bagian akuntansi untuk memverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan
daftar gaji atau slip gaji sebelum dilakukannya pembayaran.
Usulan : Daftar Pembayaran
Gaji Outsourcing harus diverifikasi kebenaan dan
ketelitian
perhitungannya oleh Fungsi Akuntansi.
4. Sumber
Daya yang Kompeten
PT. Pertamina melakukan training secara berkala baik kepada
karyawan baru maupun lama untuk diperbaharui kemampuannya serta mengasuh
karyawan menjadi lebih baik lagi.
Penempatan karyawan serta pekerjaannya sudah sesuai dengan
kualifikasi yang ditetapkan perusahaan.
